מיילטיפס עוזר לכם לשלוח דואר

מאת יניב פלדמן, אפריל 29, 2009. תגובה אחת. שייך לקטגוריות תוכנה

האם קרה לכם אי פעם ששלחתם הודעת דואר אלקטרוני וקיבלתם בתגובה הודעת Out-of-Office שאומרת שהנמען נמצא בחופשה ויחזור בעוד שבועיים? במקרה הטוב, אנחנו נפנה לאיש קשר חלופי שיעזור לנו במה שאנחנו צריכים ובמקרה הפחות טוב נצטרך לחכות שבועיים עד שהמשתמש יחזור ולקוות שהוא יראה את המייל (או לשלוח אותו שוב). תכונת ה-Mailtips החדשה ב-Exchange 2010 מספקת לנו פתרון מעניין לתסריט הזה ולעוד מגוון של תסריטים שהציקו כמעט לכל משתמש במערכת הדואר הארגונית.

הקטנת טקסט הגדלת טקסט

האם קרה לכם אי פעם ששלחתם הודעת דואר אלקטרוני למישהו ואחרי כמה דקות קיבלתם בתגובה הודעת Out-of-Office שאומרת שהנמען לא זמין \ נמצא בחופשה \ מילואים או כל דבר אחר ויחזור בעוד X זמן? מה אתם עושים כשאתם מקבלים הודעה כזאת? אתם יכולים לחכות X זמן עד שיחזור המשתמש ואז לקוות שהוא יראה את המייל (או לשלוח אותו שוב אחרי X זמן), או שאתם יכולים לשלוח את המייל לאיש קשר חלופי שיטפל בדרישות שלכם. גם הצד השני סובל לא פחות, כשמדובר בעשרות אם לא מאות של מיילים שנשלחו אליו בתקופה מאנשים שהיו צריכים את שירותיו ולא ידעו כי הוא אינו זמין.

זהו רק אחד מהתסריטים שעבורם צוות הפיתוח של Exchange 2010 פרסם אתמול בבלוג פוסט המדבר על אחת מהתכונות החדשות ב-Exchange 2010. התכונה החדשה, נקראת Mailtips והיא מציגה לכותב המייל את התגובה האוטומטית של הנמען במידה והיא קיימת, לפני שהוא שלח את המייל, בצורה הבאה:

מקור: You had me AT EHLO

כשאתם יודעים שהנמען שלכם אינו זמין מסיבה כזאת או אחרת, אתם לא תבזבזו את זמנכם היקר בלכתוב אליו מייל והוא, מהצד השני, לא יבזבז את זמנו במעבר על מיילים מיותרים שהיו צריכים טיפול בזמן שהוא היה בחופש.

תסריט נוסף ש-MailTips מטפל בו הוא תופעת ה-"Happy Trigger Finger". בחברה גדולה כמו מיקרוסופט, יש מספר בלתי יאומן של רשימות תפוצה בהם חברים מאות ולפעמים אלפים של אנשים. אז נכון, הדרך הפשוטה לנהל את המערך המורכב הזה היא לתת הרשאות ספציפיות על רשימות תפוצה אבל גם זה לא תמיד מספיק. כמה פעמים יצא לכם לקבל מייל ממישהו ששלח אותו לרשימת תפוצה שאתם חלק ממנה ולחשוב לעצמכם: "מה לעזאזל חשב הבחור לעצמו כשהוא שלח את המייל הזה בתפוצת חטיבה?". לי זה קרה יותר מפעם אחת. MailTips מספק הודעת סיכום נמענים בכל פעם שאנו רוצים לשלוח מייל לרשימת תפוצה גדולה.

מקור: You had me at EHLO

אז אולי זה לא יפתור אותנו ממגולמנים (בכל מקום יש לפחות אחד כזה), אך רוב האנשים יחשבו פעמיים לפני שהם לוחצים על Send כשהם יראו שהמייל מגיע למספר כל כך גדול של אנשים.

טעות נפוצה נוספת שעלולה לקרות כאשר שולחים ומקבלים כמויות גדולות של מיילים ביום, היא להגיב על מיילים שנשלחו אליך כשהיית מכותב ב-BCC. במצב כזה, כאשר אתה עונה על המייל, כל מי ששהיה נמען של אותו המייל יודע שהיית מכותב ב-BCC, מה שעלול ליצור מצבים לא נעימים בדיעבד. במקרה שאתם עונים על מייל אליו הייתם מכותבים ב-BCC, תכונת ה-MailTips תציג אזהרה בסגנון הבא:

מקור: You had me at EHLO

מעבר לאלו, Mailtips מספק אזהרות על שליחה לנמענים חיצוניים (עבור אלו שעלולים להוציא מידע רגיש בלי לשים לב), אזהרות על חריגה מגודל תיבת הדואר של הנמען, חריגה מגודל הודעה מקסימלי (שלנו ושל הנמען) לפני השליחה ואפילו אזהרות לגבי כתובות מייל לא קיימות עוד לפני ששלחתם את המייל (שיחסכו לנו את כל הודעות ה-Postmaster המיותרות שממלאות לנו את התיבה). תוסיפו על כל אלו את האפשרות ליצור הודעות אזהרה עבור מקרים אוטומטיים אחרים וקיבלתם כלי שיכול לחסוך לכם, בתור מתשתמשים ובתור מנהלי מערכת, לא מעט זמן.

על-מנת להנות מהתכונה החדשה, יש צורך ב-Exchange 2010 וב-Outlook 2010 (אף על פי שכל ההתראות יתקבלו גם ע"י משתמשים ב-Outlook Web Access). כמו כן, צוות הפיתוח מתריע כי לפי הבדיקות הראשוניות, השימוש בתכונת ה-Mailtips מוסיף עומס של כ-5% לשרתי ה-Client Access Server במערך ה-Exchange החדש.

תגים: Add new tag, Exchange 2010, Mail, Mailtips, Microsoft, Microsoft Exchange, Microsoft Outlook, Outlook Web Access, אקסצ'יינג' 2010, דואר, מיילטיפס, מיקרוסופט

יניב פלדמן

מייסד האתר ועורך ראשי בעל נסיון טכנולוגי של 8 שנים בתחום תשתיות מחשוב ואבטחת מידע. לפני כניסתו לתחום, כתב יניב עבור מגזיני משחקי מחשב ווידאו בארץ ובחו"ל והקים את אתר חדשות המשחקים iGames שבשיאו נצפה ע"י 15 אלף קוראים מידי יום. יניב הוא בוגר תואר ראשון במנהל עסקים והוא מחזיק בתואר Microsoft MVP בתחום אבטחת מידע. החל משנת 2007, עוסק יניב בייעוץ וסיוע בנושאי פיתוח עסקי וטכני למיזמי טכנולוגיה ואינטרנט.